Zum Jahresende folgen die ersten Einladungen zu den Jahreshauptversammlungen der Vereine. Doch viele sind sich unsicher wie sie in Zeiten von Corona, bei der nächsten Versammlung, damit umgehen sollen. Soll sie verschoben werden oder können wir in einer anderen Form unsere Mitgliederversammlung halten? Wie können die Leute dann ihre Stimme abgeben? In diesem Jahr hat die Bundesregierung diesbezüglich Veränderungen eingeführt. Wir beantworten dir die Fragen und geben Klarheit über die aktuelle Lage.
Die Verschiebung der Versammlung
Ob die Verschiebung möglich ist, hängt von der Vereinssatzung ab. Sollte dort diesbezüglich nichts stehen, so kann sie verschoben werden. Bei der Formulierung "die Mitgliederversammlung soll alle zwölf Monate abgehandelt werden…" kann sie ebenfalls verschoben werden.
Wenn eine Formulierung wie "die Mitgliederversammlung muss alle zwölf Monate abgehandelt werden…" getroffen wurde, kann sie verschoben werden, hat aber eventuell Folgen für den Vorstand - hier gilt es sich gut abzusichern. Der Vorstand ist haftbar, wenn ein Schaden durch die Verschiebung entsteht.
Die virtuelle Versammlung
Mitgliederversammlungen dürfen seit diesem Jahr auch virtuell stattfinden - vorerst befristet bis Ende 2021 sofern nicht in der Satzung anders definiert. Die Voraussetzungen sind: „Bild- und Tonübertragung der gesamten Versammlung", die Stimme muss über Briefwahl oder durch die elektronische Teilnahme möglich sein und die Teilnehmer müssen bei der Versammlung Fragen stellen können. Der Vorstand muss dabei nur zu sehen und hörbar sein. Diesen Anforderungen werden die meisten Video-Konferenztools gerecht.
Eine hybride Lösung funktioniert ebenfalls. Die Mitglieder können sich virtuell dazuschalten oder auch in kleinen Gruppen, bspw. im Dorfgemeinschaftshaus, zur Konferenz treffen. Bitte beachtet dabei die aktuellen Regelungen bezüglich der physischen Zusammenkunft.
Wie können wir die Versammlung digital halten?
Es gibt viele digitale Tools wie bspw. Zoom, Jitsi etc., die es ermöglichen einen digitalen Raum zu eröffnen und die Mitglieder dafür einzuladen. Die Mitglieder müssen sich dort mit Klarnamen anmelden und identifizierbar sein. Den Link zum Raum schreibst du am Besten direkt in die schriftliche Einladung rein.
Wie lade ich die Mitglieder ein?
Verhalte dich so als wäre es eine Jahreshauptversammlung wie sonst. Einladungen sollten nach wie vor schriftlich an die Mitglieder zugestellt werden, außer es ist anders in der Satzung definiert.
Wie können Fragen gestellt werden?
Entweder zuvor in schriftlicher Form oder während der Video-Konferenz.
Was passiert, wenn eine Frage nicht beantwortet wird?
Das kann vorkommen, jedoch kann der Vorstand dafür nicht haftbar gemacht werden - sofern kein Vorsatz nachgewiesen werden kann.
Müssen wir weiterhin ein Protokoll schreiben?
Ja, denn die virtuelle Veranstaltung entbindet nicht von dieser Pflicht.
Wie können wir die Ämter wählen?
Auch hier gibt es viele verschiedene Möglichkeiten, die der Vorstand wählen kann.
Elektronisch
Einige der Video-Konferenztools ermöglichen es, während der Versammlung anonyme Abstimmungen machen zu können.
Ohne Versammlung
Beschlüsse und Wahlen sind auch ohne eine Versammlung möglich. Alle Mitglieder müssen dazu rechtzeitig angeschrieben werden. Mindestens die Hälfte aller Mitglieder müssen, bis zum festgesetzten Termin des Vorstandes, ihre Stimme in Textform abgegeben haben. Es ist also keine Unterschrift erforderlich. Damit kommen für die Mitglieder an der Abstimmung auch E-Mail und andere elektronische Textmedien (z.B. SMS oder WhatsApp) in Frage.
Hybrid
Der Vorstand kann beschließen, dass die Mitglieder zuvor schriftlich ihre Stimme abgeben können und nicht an der Versammlung teilnehmen müssen. Die anderen Mitglieder können während der Video-Konferenz auch digital abstimmen. Allerdings ist darauf zu achten, dass doppelte Stimmen (zuvor schriftlich und nochmal online) nicht gezählt werden dürfen. Daher ist diese Lösung schwierig zu kontrollieren.
Was passiert, wenn das Amt vor der Wahl ausläuft?
Das Vorstandsmitglied bleibt auch nach Ablauf seiner Amtszeit, bis sein Nachfolger berufen wurde, im Amt.
Unsere Empfehlung
Durch die fehlende Erfahrung in dem Umgang mit einer Online-Jahreshauptversammlung fühlen sich viele mit der Situation überfordert. Sicherlich konnten wir dir aber schon dabei helfen und einige Fragen beantworten.
Wir würden dir empfehlen die Versammlung nicht zu verschieben, sondern digital zu halten. Das stärkt auch in dieser Zeit das Gemeinschaftsgefühl und bringt alle mal wieder zusammen an einen (virtuellen) Tisch. Darum geht es doch im Vereinsleben. Das Gefühl gemeinsam etwas zu bewegen und sich auszutauschen. Also warte besser nicht ab, sondern nutze die Jahreshauptversammlung um die wichtigsten Informationen zu teilen und einen Ausblick aufs neue Jahr zu geben.
Die Stimmen zu den Beschlüssen und Wahlen würden wir zuvor schriftlich einsammeln. So können Dopplungen besser vermieden werden. Die Kandidaten für die Wahl müssen also zuvor feststehen.
Das solltest du in die schriftliche Einladung schreiben:
- Tagesordnung
- Termin und Uhrzeit
- Link und Passwort zum virtuellen Raum
- Aufruf für die Wahlen, sodass sich Leute zur Wahl stellen können (inkl. Frist)
Zweiter Brief zur Aufforderung der Wahl:
- Auflistung der Wahlmöglichkeiten zu dem jeweiligen Amt
- Frist zur schriftlichen Abstimmung
Um sich für die Zukunft abzusichern sollte man die Online-Jahreshauptversammlung in die Satzung aufnehmen. Außerdem solltest du die Satzung soweit ändern, dass die Einladungen für Versammlungen auch per E-Mail versendet werden dürfen. Achte daher darauf, dass du zu jedem Mitglied auch eine E-Mail Adresse bekommst. Für den Fall der Fälle erleichtert das die Kommunikation zwischen allen Beteiligten.